Kameravägledning för företagskunder

Denna vägledning hjälper er att förstå vad ni behöver göra om ni överväger att installera, eller redan har installerat, ett Securitas Direct eller Verisure Företag-kamerasystem på er arbetsplats.

Informationen i detta dokument är avsedd att vara till hjälp och praktisk vägledning om generiska, förnuftiga tillvägagångssätt för installation och användning av Securitas Direct eller Verisure Företag larmsystemkameror.  Det är inte avsett att vara juridisk rådgivning eller en heltäckande förklaring av tillämpliga lagar och förordningar.  Om läsaren behöver specifik rådgivning bör denne kontakta en jurist.

1    SECURITAS DIRECT ELLER VERISURE FÖRETAG KAMERASYSTEM

Även om Securitas Direct eller Verisure Företag kan använda kamerasystemet för att verifiera och svara på en larmsignal, är ni som företagare i övrigt ansvariga för att använda kamerasystemet på ett sätt som inte strider mot tillämpliga lagar och förordningar.

Denna vägledning är avsedd att hjälpa dig att förstå de potentiella konsekvenserna av er användning av kamerasystemet på en arbetsplats. Eftersom användning av kamerasystemet innebär behandling av bilder, videor och röster är det viktigt att ni tänker på att kameralagar, dataskyddslagar och arbetslagar kan gälla.

2    LAGAR OCH FÖRORDNINGAR

Följande lagstiftning kan vara tillämplig:

• Lagar om kameraövervakning och nationella regler för drift av kameror. Dessa kan innehålla skyldigheter avseende anmälan eller registrering av kamerasystem, lämplig placering och meddelanden som krävs i de övervakade lokalerna.
• Dataskyddslagar, främst den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), som reglerar behandlingen (dvs. alla typer av åtgärder) av personuppgifter. GDPR kan kompletteras med nationell lagstiftning. Dessa lagar syftar till att skydda individers rätt till privatliv. Som operatör av kamerasystemet faller ni inom definitionen av "personuppgiftsansvarig" med avseende på behandling av personuppgifter som beror på användningen av kamerasystemet. Ni är därför ansvariga för att se till att personuppgifter om individer som fångas av kamerasystemet behandlas på ett korrekt sätt och med vederbörlig hänsyn till de berörda individernas integritet.
• Arbetsrättslig lagstiftning eller kollektivavtal, som kan innehålla bestämmelser om övervakning av anställda.

3    ERT ANSVAR

3.1    Ta reda på vilka krav som gäller för tillstånd registrering eller andra skyldigheter

Ta reda på vilka krav som gäller för tillstånd registrering eller andra skyldigheter I vissa fall kan videoövervakning endast vara laglig om ni har erhållit ett giltigt tillstånd eller har registrerat kamerasystemet på vederbörligt sätt. Dessutom kan arbetsrättslig lagstiftning eller kollektivavtal kräva vissa förutsättningar som måste uppfyllas innan videoövervakning kan påbörjas. Det är därför viktigt att ni kontrollerar om ni omfattas av sådana krav eller skyldigheter innan ni installerar ett kamerasystem.

3.2    Installation och placering av kameror

Överväg om ni har en laglig grund för att övervaka enskilda personer Övervakning av enskilda personer innebär ett intrång i deras privatliv.

Följaktligen måste all installation av ett kamerasystem ske med vederbörlig hänsyn till dessa personers rätt till privatliv. Ni måste kunna visa att det finns en laglig grund för driften av kamerasystemet. För att uppnå detta måste ett tydligt syfte med videoövervakningen fastställas. Enbart övervakning utgör inte ett tillräckligt specifikt syfte, medan t.ex. förebyggande av brottslig verksamhet eller olyckor kan kvalificera sig som ett sådant.

En laglig grund som ofta används i affärssammanhang är berättigat intresse. För ett berättigat intresse måste ni visa att ert intresse av att övervaka enskilda personer väger tyngre än deras intresse av att inte bli övervakade.

Ett intresse av att avvärja brottslig verksamhet eller olyckor kan till exempel utgöra ett berättigat intresse, förutsatt att risken för sådan verksamhet är så betydande att intresset av att förebygga den väger tyngre än den enskildes rätt till privatliv. Innan detta beslut fattas bör relevanta faktorer, såsom arten och frekvensen av tidigare brott som begåtts i området, den brottsliga verksamhetens allvar och konsekvenser samt brottslighetens tidsmässiga mönster, noga övervägas för att fastställa övervakningens omfattning. Omfattningen av övervakningen måste begränsas till vad som är nödvändigt för att uppnå det avsedda syftet.

3.3    Övervakning av anställda

Som en allmän regel gäller att, för att övervakning av anställda ska anses vara rättsligt tillåten måste arbetsgivarens intresse av att genomföra sådan övervakning vara större än den anställdes intresse av att undvika sådan övervakning. Detta innebär att arbetsgivarens intresse av övervakning ska vara betydande och motiveras av ett legitimt intresse, medan de anställdas intresse av att inte bli övervakade kan uppvägas av detta intresse. Arbetsgivaren bör därför kunna visa att övervakningen är nödvändig och proportionerlig i förhållande till det legitima syfte som den tjänar och att det inte finns några alternativa sätt att uppnå samma syfte.

Vid planering av kamerasystemets omfattning bör åtminstone följande faktorer beaktas:

• Vad är syftet med videoövervakningen?
• Är det nödvändigt att övervaka de anställda eller kan syftet uppnås med alternativa metoder?
• Hur länge kommer övervakningen att pågå?
• Hur omfattande är det område som övervakas?
• Hur känsligt är det område som övervakas ur integritetssynpunkt (t.ex. är badrum, lunchrum och omklädningsrum troligen förbjudna)?
• Vem har tillgång till bilder, inspelningar och ljud? Kamerasystemets omfattning bör utformas så att intrånget i de anställdas privatliv begränsas så mycket som möjligt.

I allmänhet anses det inte vara legitimt att övervaka anställda för att utvärdera deras arbetsprestationer. Å andra sidan kan övervakning i syfte att förhindra olyckor i ett potentiellt riskfyllt område anses vara ett legitimt intresse.

Se till att ni är medvetna om eventuella särskilda skyldigheter när det gäller övervakning av anställda. Exempel på särskilda skyldigheter kan vara en skyldighet att förhandla med facket om åtgärder för videoövervakning eller en skyldighet att se till att personal som har tillgång till innehållet i kamerasystemet är strikt begränsad och omfattas av ett sekretessavtal. Under vissa omständigheter kan det vara olagligt eller förbjudet att genomföra övervakning av anställda.

3.4   Installation och placering av kameror

Våra säkerhetsexperter rekommenderar vilka områden som ska övervakas, var kamerasystemet ska placeras och hur kamerorna ska installeras för att undvika att fånga upp områden utanför er verksamhet.

Som en del av installationen av kamerasystem ger de gärna detta stöd baserat på sin erfarenhet av att ge råd till andra kunder i liknande situationer. Eftersom ni har den faktiska kontrollen över utrustningen är ni dock ytterst ansvariga för att se till att utrustningen är placerad på rätt sätt och att den respekterar andras rätt till privatliv. Vi rekommenderar starkt att ni inte ändrar platsen, placeringen eller synfältet för någon av kamerorna när systemet har installerats av våra säkerhetsexperter.

Om ni själva installerar eller flyttar kameror finns det några principer som ni bör tänka på:

• Filma inte utanför era verksamhetslokaler mot offentliga eller gemensamma områden (till exempel gator och trottoarer, allmänna parker eller parkeringsplatser) eller någon annans lokaler. Vissa kameror har inställningar som gör att ni kan maskera vissa områden i vyn, vilket kan hjälpa dig att undvika områden utanför era lokaler.
• Filma inte allmänna utrymmen inomhus i er verksamhet (café- och restaurangområden, sittplatser, barer etc.) där de används för återhämtning, avkoppling och fritidsaktiviteter samt på platser där personer vistas och/eller kommunicerar. Vissa kameror har inställningar som gör att ni kan maskera vissa områden i vyn, vilket kan hjälpa dig att undvika dessa områden i era lokaler. Observera att det sannolikt fortfarande är acceptabelt att övervaka in- och utgångar, korridorer och trappor samt riskområden som kassor, klädhängare/förvaringsskåp etc. Om det inte räcker med att skydda dessa områden för att skydda mot inbrott kan kameror sättas upp på ovan nämnda platser utanför arbets- och öppettiderna.
• Fundera på vilket problem ni försöker lösa. Vanligtvis handlar det om att skydda er verksamhet mot brott. Om så är fallet ska ni endast placera kameror i områden där ni är oroliga för en säkerhetsrisk (till exempel potentiellt sårbara områden).
• Undvik att placera kameror i känsliga områden, till exempel vilorum, toaletter eller liknande platser där människor har höga förväntningar på integritet.
• Var särskilt noga med att undvika områden där barn eller sårbara vuxna kan fångas av kameran. Sårbara personer är särskilt skyddade enligt dataskyddslagstiftningen.

3.5    Inspelning av ljud

 Vissa enheter i kamerasystemet kan tillåta att ni aktiverar en funktion för ljudinspelning. Vanligtvis är ljudinspelningen avstängd som standard, men det är möjligt för er att slå på den. Innan ni aktiverar ljudinspelningsfunktionen bör ni kontrollera att detta är tillåtet enligt gällande lagar och förordningar. Att i tysthet lyssna på andras samtal via enheter kan betraktas som hemlig övervakning och därmed bryta mot lagar, inklusive enskildas rätt till privatliv.

3.6    Information och skyltning

Ni måste tillhandahålla tydlig och transparent information om kamerasystemet till personer (till exempel kunder, anställda och besökare) som kan fångas av det. Denna information bör kommuniceras genom tydlig skyltning och en hänvisning till ett integritetsmeddelande som innehåller mer omfattande information, i enlighet med informationskraven i GDPR.

Om kamerasystemet påverkar de anställda som arbetar i det övervakade området måste ni också direkt och utförligt förklara för dem hur systemet fungerar.

Förutom att kunna svara på frågor från era kunder, medarbetare och besökare om övervakningen bör ni sätta upp tydlig skyltning med den viktigaste informationen om övervakningen.

Securitas Direct eller Verisure Företag är gemensamt personuppgiftsansvarig mer er som kund avseende inhämtande av persondata, personuppgiftsansvarig vid larmhändelser samt i övrigt ett personuppgiftsbiträde för larmbevakningen. För detta kommer Securitas Direct eller Verisure Företag att tillhandahålla lämplig skyltning till er markerad med vår företag’s logotyp.

Utöver detta är ni som personuppgiftsansvarig för all persondatahantering i normal, ej larmad, drift, skyldig att skylta tydligt med era uppgifter. En grund till sådana skyltar kan beställas från Securitas Direct.

• Skyltningen ska vara synlig för personer innan de går in i det övervakade området.
• Flera skyltar kan behövas om ni har flera ingångar och flera övervakade områden. Ert integritetsmeddelande bör vara lättillgängligt för alla som begär ytterligare information om övervakningen.

Ert integritetsmeddelande bör innehålla omfattande information om den avsedda användningen, lagringen och delningen av personuppgifter som samlas in av systemet, samt om enskilda personers lagliga rättigheter enligt GDPR.

Detta meddelande kan göras tillgängligt online och/eller finnas på en synlig plats, t.ex. i receptionen eller hos kassörskan i en butik.

Det bör också tydligt framgå att Securitas Direct eller Verisure Företag kan komma att få tillgång till innehållet i verifieringssyfte om ett larm utlöses. Nedan följer ett exempel på text som kan användas för att förklara hur och när Securitas Direct eller Verisure Företag kan komma att behandla sådana uppgifter i integritetsmeddelandet:

"Om ett larm utlöses med Securitas Direct eller Verisure Företags larmsystem kan video, bilder och ljud skickas till Securitas Direct eller Verisure Företags larmmottagningscentral. Sådana uppgifter behandlas av Securitas Direct eller Verisure Företag endast i den utsträckning det är absolut nödvändigt för att verifiera en larmhändelse och hantera pågående incidenter. Securitas Direct eller Verisure Företag är personuppgiftsansvarig för dessa uppgifter och ni kan läsa mer om Securitas Direct eller Verisure Företags rutiner för larmövervakning i deras integritetsmeddelande som finns tillgängligt på respektive företags hemsidor.

3.7    Visning av innehåll

Kamerasystemet har en funktion för "fjärråtkomst" som, beroende på kameratyp, gör att ni kan ta och visa bilder på er telefon eller dator (till exempel via MyApp eller MyPages).

Det är viktigt att ni använder dessa funktioner selektivt, när det finns ett verkligt behov av att titta tillbaka på bilden, till exempel när ni är oroliga för att det har inträffat en säkerhetsincident i lokalerna som ni vill granska eller undersöka närmare.ni ska inte använda dessa funktioner för att till exempel övervaka en person eller dennes beteende. Ni ansvarar för att er användning av funktionerna inte bryter mot tillämpliga lagar eller förordningar.

3.8    Delning av innehåll

Det är också möjligt för er att ladda ner och dela ert innehåll, men det är viktigt att ni är försiktiga när ni delar bilder och videor av andra människor. Även om innehållet har tagits under legitima omständigheter kan delning av det kränka andra människors rätt till privatliv.

• Ni bör endast dela bilder med andra när ni är säkra på att det är nödvändigt och lämpligt och att det inte kommer att orsaka skada för någon som finns med på bilderna.
• Var särskilt försiktiga med att dela bilder i offentliga eller halvoffentliga miljöer, t.ex. på internet eller i sociala medier.

Vi rekommenderar att ni inte lägger upp bilder på dessa plattformar om ni inte har ett uttryckligt samtycke från var och en av personerna på bilderna.

3.9    Planera hur kamerasystemet ska användas på ett sätt som respekterar den personliga integriteten

Videoövervakningen bör planeras noggrant på ett sätt som minimerar intrånget i privatlivet för de personer som fångas av kamerasystemet. Följande överväganden bör som minst, tas med i beräkningen:

• Bestäm de områden där videoövervakning krävs och skälen till att det är nödvändigt.
• Fundera över vilka funktioner i kamerasystemet som är väsentliga i förhållande till det definierade syftet. Det är till exempel inte säkert att inspelning av ljud är nödvändigt för att förebygga brott.
• Anta interna policyer för ert företag som uttryckligen anger att det material som erhålls från kamerasystemet inte får användas för något annat ändamål än det som videoövervakningen ursprungligen installerades för.
• Se till att ni har kunskap och förmåga att hantera inspelningar om ni till exempel upptäcker ett brott.

3.10    Gör nödvändiga utvärderingar

Det kan vara nödvändigt för er som personuppgiftsansvarig att göra en dokumenterad riskbedömning avseende videoövervakningen innan systemet installeras och används. Detta krävs för att fastställa att ni har fattat ett välgrundat beslut om skälen till att systemet har installerats, hur det används och om nödvändigheten och lämpligheten av att samla in och använda uppgifter från kamerasystemet. I synnerhet är en bedömning av integritetsrisken av yttersta vikt om videoövervakningen fångar sårbara individer som är skyldiga att tillbringa tid i ett övervakat område, såsom barn eller anställda.

3.11    Säkerställa kamerasystemets säkerhet

Medan Securitas Direct eller Verisure Företag ansvarar för att säkerställa kamerasystemets tekniska säkerhet och integritet, ansvarar ni för att säkerställa att kamerasystemet är säkert ur ett organisatoriskt perspektiv, dvs. genom att avgöra vem som är behörig att komma åt och använda kamerasystemet. Ni bör ta hänsyn till flera aspekter, bland annat:

• Endast personer som behöver tillgång till materialet från kamerasystemet ska vara behöriga.
• Fundera över under vilka omständigheter inspelat material kan delas.
• Fastställ om ni kan upptäcka och hantera dataintrång, till exempel när en behörig person använder kamerasystemet på ett obehörigt sätt.

3.12    Se till att ni kan tillgodose enskilda personers begäran om att utöva sina lagstadgade rättigheter

Individer vars personuppgifter, t.ex. bilder, fångas av kamerasystemet har rättigheter enligt GDPR. Det är viktigt att upprätta rutiner för att hantera eventuella förfrågningar från enskilda personer om att utöva sina rättigheter inom en månad från mottagandet av sådana förfrågningar. Läs gärna mer på Integritetsskyddsmyndigheten hemsida här:

https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/det-har-galler-enligt-gdpr/de-registrerades-rattigheter/

4    I HÄNDELSE AV LARM (SECURITAS DIRECT ELLER VERISURE FÖRETAGS ACCESS TILL KAMERASYSTEMET)

Om larmsystemet utlöser ett larm kommer Securitas Direct eller Verisure Företags larmmottagningscentral (ARC) att ha tillgång till vissa av enheterna i kamerasystemet och till innehåll som systemet automatiskt har fångat. Securitas Direct eller Verisure Företags åtkomst är begränsad till vad som är absolut nödvändigt för att vår ARC ska kunna verifiera och svara på larmhändelsen. ARC följer strikta protokoll och säkerhetsåtgärder vid åtkomst till innehållet från kamerasystemet. Detta kan innebära att kamerabilder delas med polis, räddningstjänst och/eller väktare.

I vissa jurisdiktioner tillhandahåller Securitas Direct eller Verisure Företag även övervakningsfunktioner specifikt för larmhändelser via telefon eller dator. Dessa funktioner kan innefatta olika funktioner såsom direktuppspelning, kontinuerlig videoinspelning och möjlighet att spela in video, foton och ljud. Securitas Direct eller Verisure Företags inblandning i denna behandling är begränsad till det inledande skedet, när personuppgifter överförs från Securitas Direct eller Verisure Företag till era telefoner eller datorer (till exempel genom MyApp eller MyPages). Det är därför viktigt att understryka att Securitas Direct eller Verisure Företag och kunden är gemensamt personuppgiftsansvariga för denna behandling. Securitas Direct eller Verisure Företag utövar dock inte kontroll eller inflytande över eventuella efterföljande steg i databehandlingen. Om ni till exempel väljer att ladda ner material för ytterligare ändamål, till exempel för att göra en polisanmälan eller ett försäkringsanspråk, är ni ensam personuppgiftsansvarig och tar fullt ansvar för sådana databehandlingsaktiviteter.